Etkinlik ve Organizasyon Planlama: Adım Adım Kontrol Listesi

Son güncelleme: 3 Ekim 2026 · Hazırlayan: EventProgrammer bünyesindeki Cue Card Converter ekibi (etkinlik prodüksiyon profesyonelleri)

Etkinlik planlamada sorunların çoğu bir şeyin unutulmasından değil, geç fark edilmesinden çıkar. Bu etkinlik planlama kontrol listesi, bir etkinliği oluştururken hangi kararın ne zaman kesinleşmesi gerektiğini T-30, T-7 ve etkinlik günü olarak sıralıyor.

Etkinlik oluşturma: ilk kararlar

Amaç ve başarı ölçütü: Lansman mı, motivasyon toplantısı mı, networking mi? Etkinlik bittiğinde neye bakıp "başarılı" diyeceğinizi baştan yazın.
Hedef kitle ve katılımcı sayısı: Davetli sayısı ile beklenen katılım farklıdır; mekan ve yiyecek-içecek hesabını beklenen katılıma göre yapın.
Bütçe ve kalem kırılımı: Mekan, teknik prodüksiyon, yiyecek-içecek, dekor, baskı, lojistik ve beklenmedik giderler için ayrı satırlar açın.
Tarih ve alternatif tarih: Resmi tatilleri, sektör fuarlarını ve kitlenizin yoğun dönemlerini kontrol edin.
Mekan: Kapasite, teknik altyapı, yük asansörü, kurulum saatleri, erişilebilirlik, otopark ve kötü hava planı.
Zaman çizelgesi: Etkinlik tarihinden geriye doğru sayarak her kararın son gününü yazın. Aşağıdaki T-30 ve T-7 listeleri bu çizelgenin iskeletidir.

Bu kararlar yazılı bir brif halinde müşteri ya da yönetimle onaylanmadan tedarikçi görüşmelerine geçmeyin. Amaç ve bütçe net değilse mekan, prodüksiyon ve içerik kararları sürekli geri döner ve takvim kayar.

Organizasyon planlama: ekip ve sorumluluklar

Her iş kaleminin tek bir sahibi olmalıdır. "Ekip halleder" denen kalemler çoğu zaman kimsenin üstlenmediği kalemlerdir.

Alan	Sorumlu	Örnek kalemler
Proje yönetimi	Proje lideri	Bütçe, zaman çizelgesi, müşteri onayları
Prodüksiyon	Prodüksiyon sorumlusu	Sahne, ses, ışık, LED, dekor
İçerik	İçerik sorumlusu	Sunucu metni, sunumlar, videolar, konuşmacı kartları
Konuk ilişkileri	Lojistik sorumlusu	Davetiye, LCV, uçuş, otel, transfer
Saha	Saha sorumlusu	Kayıt, yönlendirme, hostesler, güvenlik

T-30: etkinliğe bir ay kala

Mekan ve ana tedarikçi sözleşmeleri imzalanmış olmalı.
Program taslağı ve konuşmacı listesi netleşmeli.
Davetiyeler gönderilmiş, LCV takibi başlamış olmalı.
Konuşmacılardan biyografi, fotoğraf ve unvan onayı istenmeli.
Teknik ihtiyaç listesi ve sahne çizimi tedarikçiyle paylaşılmalı.
Şehir dışından gelecek konuklar için uçuş ve otel blokajı yapılmalı.
Baskı işleri listesi (yaka kartı, yönlendirme, menü, konuşmacı kartları) teslim tarihleriyle çıkarılmalı.

T-7: bir hafta kala

Katılımcı listesi kesinleşmeye yakın olmalı, oturma planı hazırlanmalı.
Etkinlik akışının ilk tam sürümü ekiple paylaşılmalı.
Sunucu metninin ilk taslağı yazılmalı, protokol listesi ev sahibinden yazılı olarak teyit edilmeli.
Sunum dosyaları ve videolar toplanmalı, format ve ses kontrolü yapılmalı.
Transfer listesi, araç sayısı ve saatleri çıkarılmalı.
Ekip brifingi yapılmalı, iletişim listesi dağıtılmalı.
Yedek planlar yazılmalı: yağmur, elektrik kesintisi, konuşmacı iptali, uçuş gecikmesi.

T-1 ve etkinlik günü

Bir gün önce: Teknik kurulum ve prova tamamlanır, akış dondurulur. Sunucu kartları son haliyle basılır ve bir yedek deste sahne amirine verilir. Kayıt masası için isim listeleri ve yaka kartları alfabetik olarak hazırlanır.

Etkinlik günü:

Kapılar açılmadan önce tüm ekiple kısa bir toplantı yapın.
Ses, ışık ve görüntü için son kontrolü yapın; her mikrofonun pilini değiştirin.
Sunucu ve konuşmacılarla sahne girişleri, mikrofon ve süre konusunda kısa bir brif yapın.
Reji masası, sahne arkası ve sunucuda akışın aynı sürümünün olduğunu kontrol edin.
Etkinlik sonrası söküm, teşekkür e-postaları, fotoğraf paylaşımı ve maliyet kapanışını planlayın.

Misafir lojistiği: uçuş, otel ve transfer

Konuşmacılar, protokol ve şehir dışından gelen katılımcılar söz konusu olduğunda lojistik, etkinliğin kendisi kadar iş çıkarır. Her konuğun uçuş bilgisi, otel giriş ve çıkış tarihleri, transfer saatleri ve özel talepleri tek bir listede durmalı, değişiklikler de aynı listeye işlenmelidir.

Uçuş değişikliklerini transfer listesine anında yansıtın.
Havalimanı karşılama ekibine konuğun adını, uçuş numarasını ve iletişim bilgisini verin.
Oda listesini otelle T-7'de ve T-1'de yeniden teyit edin.
Her konuşmacıya uçuş, transfer, prova ve konuşma saatini içeren kişisel bir program gönderin.

Konuk sayısı arttıkça bu bilgileri tablolarda takip etmek zorlaşır. Misafir, uçuş, otel ve transfer lojistiğini tek yerden yönetmek için EventProgrammer gibi bir platformdan yararlanabilirsiniz.

Sahne içeriği: sunucu ve konuşmacı hazırlığı

Planlama listelerinde en geç kalan kalem genellikle sahne içeriğidir: sunucu metni, konuşmacı notları, moderatör soruları. Bu metinler son ana kadar değiştiği için kart hazırlığını T-1 gecesine sıkıştırmak yerine bir takvime bağlayın: taslak T-7'de, kesin metin provada, kartlar provadan hemen sonra. Konuşmacılardan metinlerini en geç T-3'te istemek, unvan ve isim kontrolü için ekibe yeterli zaman bırakır. Panel varsa moderatör soru kartları rehberindeki yapı işinizi kolaylaştırır.

Etkinlik sonrası: kapanış ve değerlendirme

Etkinlik planlama, son konuk ayrıldığında bitmez. Bir sonraki organizasyonu kolaylaştıran bilgiler, ilk birkaç gün içinde toplanmazsa kaybolur.

Söküm ve teslim: Mekanın teslim saatini ve hasar kontrolünü tedarikçilerle birlikte yapın, kiralık ekipmanların listesini tek tek kapatın.
Teşekkür: Konuşmacılara, sponsorlara ve ekibe birkaç gün içinde teşekkür mesajı gönderin; fotoğraf ve video paylaşım tarihini belirtin.
Katılımcı geri bildirimi: Kısa bir anketle program, mekan, lojistik ve içerik hakkında görüş toplayın.
Maliyet kapanışı: Planlanan ve gerçekleşen bütçeyi kalem kalem karşılaştırın, beklenmedik giderlerin nereden çıktığını not edin.
Ekip değerlendirmesi: Neyin iyi gittiğini ve neyin bir dahaki sefere farklı yapılacağını kısa bir toplantıda yazıya geçirin. Bu not, bir sonraki kontrol listesinin ilk taslağı olur.

Kontrol listesindeki kart işini saniyelere indirin

Sunucu metni ve konuşmacı notları hazır olduğunda konuşmacı kartı hazırlama aracı ile Word dosyasını yükleyip baskıya hazır kartları saniyeler içinde alabilirsiniz. Analizden sonra düzenleme ve yazdırma tarayıcıda çevrimdışı da çalışır; etkinlik alanında internet zayıf olsa bile kartlarınızı güncelleyip basabilirsiniz. Adım adım süreç için konuşmacı kartı nasıl hazırlanır rehberine göz atın.

Sık sorulan sorular

Bir etkinliği planlamaya ne zaman başlanmalı?

Bu ölçeğe bağlıdır. Küçük bir kurumsal toplantı birkaç haftada hazırlanabilirken, şehir dışından konuk ağırlanan kongre ve galalarda planlama aylar önce başlar.

Etkinlik bütçesinde beklenmedik gider payı ne kadar olmalı?

Toplam bütçenin yaklaşık yüzde 5–10'u kadar bir pay ayırmak, son dakika kalemlerini karşılamak için pratik bir başlangıçtır. Bu pay ayrı bir satırda tutulmalı ve harcandıkça not edilmelidir.

Etkinlik akışı ile kontrol listesi arasındaki fark nedir?

Kontrol listesi etkinlik öncesinde yapılacak işleri ve tarihlerini gösterir. Etkinlik akışı ise etkinlik günü sahnede dakika dakika ne olacağını gösterir.

Etkinlik planlamada en sık atlanan kalemler nelerdir?

Sahada sık karşılaşılanlar kurulum ve söküm saatleri, yedek mikrofon pilleri, konuşmacı unvan onayları ve transfer listesinin uçuş değişikliklerine göre güncellenmesidir.

Diğer rehberler

← Konuşmacı kartı dönüştürücüye dön