Etkinlik Akışı Hazırlama: Dakika Dakika Program ve Reji Akışı

Son güncelleme: 3 Ekim 2026 · Hazırlayan: EventProgrammer bünyesindeki Cue Card Converter ekibi (etkinlik prodüksiyon profesyonelleri)

İyi bir etkinlik akışı, sahnede olan her şeyin saatini, sorumlusunu ve teknik karşılığını tek bir tabloda toplar. Bu rehberde program akışı ile reji akışını nasıl hazırlayacağınızı örnek bir akış tablosuyla birlikte anlatıyoruz.

Etkinlik akışı nedir? Program akışı ve reji akışı farkı

Etkinlik akışı (İngilizcede run of show), bir organizasyonun başından sonuna kadar dakika dakika ne olacağını gösteren çalışma belgesidir. Pratikte iki versiyonu vardır:

Program akışı: Katılımcılara, davetiyeye ya da etkinlik uygulamasına giden sade versiyon. Saat, oturum adı ve konuşmacı bilgisi yeterlidir.
Reji akışı: Ekip içi versiyon. Her satırda ışık, ses, LED ve video, mikrofon, sahne düzeni ve sorumlu kişi yer alır. Reji masası, sahne amiri ve sunucu bu belgeyle çalışır.

İki versiyon aynı kaynaktan üretilmelidir. Program akışını ayrı bir dosyada güncelleyip reji akışını unutmak, sahada en sık karşılaşılan tutarsızlıklardan biridir.

Akış tablosunda olması gereken sütunlar

Organizasyon akışının işe yaraması için her satırın aynı soruları cevaplaması gerekir: ne zaman, ne kadar, kim, hangi teknik ihtiyaçla. Önerilen sütunlar:

Saat ve süre: Başlangıç saati ve dakika cinsinden süre.
Bölüm: Açılış, konuşma, panel, video, ara gibi segment adı.
Sahnede kim var: Sunucu, konuşmacı, panelistler, takdimci.
Kart numarası: Sunucu metninde bu bölüme karşılık gelen kart.
Ses, ışık, görüntü: Mikrofon sayısı ve tipi, müzik, ışık durumu, LED içeriği, video ve sunum dosyası.
Sahne düzeni: Kürsü, koltuk, ödül masası, dekor değişimi.
Sorumlu ve not: Bölümün sahibi ve kritik uyarılar.

Sütun sayısı arttıkça tablo okunaksızlaşır. Küçük etkinliklerde ses, ışık ve görüntüyü tek bir "Teknik" sütununda toplamak yeterlidir.

Örnek etkinlik akışı tablosu

Aşağıda kurgusal bir kurumsal ürün lansmanı için örnek bir reji akışı var. Saatler ve bölümler, kendi etkinliğinize uyarlayabileceğiniz bir başlangıç noktasıdır.

Saat	Süre	Bölüm	Sahnede	Teknik
18:30	30 dk	Karşılama kokteyli	–	Fuaye müziği, LED: logo döngüsü
19:00	2 dk	Salon anonsu	Sunucu (kulis)	Mikrofon 1, salon ışığı %50
19:02	5 dk	Açılış ve karşılama	Sunucu	Açılış videosu, ardından sahne genel
19:07	8 dk	Açılış konuşması	Genel Müdür	Kürsü, mikrofon 2, sunum 1
19:15	3 dk	Ürün filmi	–	VT 02, ışık karart
19:18	20 dk	Ürün tanıtımı	Ürün Direktörü	Yaka mikrofonu, sunum 2
19:38	25 dk	Panel	Moderatör ve 3 konuşmacı	4 el mikrofonu, koltuk düzeni
20:03	5 dk	Kapanış ve teşekkür	Sunucu	Sahne genel, kapanış müziği
20:08	–	Yemek ve networking	–	Fuaye müziği

Süreleri gerçekçi hesaplamak

Sunucu metnini süreye çevirirken kart başına yaklaşık 45–60 saniye (80–120 kelime) hesap yapın.
Konuşmacının sahneye çıkışı ve inişi için 30–60 saniye ekleyin; plaket ya da ödül teslimlerinde fotoğraf anı dahil 1,5–2 dakika ayırın.
Her 60–90 dakikalık blokta 5–10 dakikalık tampon bırakın. Tampon kullanılmazsa program erken biter, bu da geç bitmesinden her zaman iyidir.
Konuşmacılara ayrılan süreyi yazılı iletin ve sunum dosyalarını önceden toplayın. Slayt sayısına bakmak, süre aşımını önceden görmenin en kolay yoludur.
Kayıt ve kapı açılış saatini programın başlangıcından en az 30 dakika önceye koyun; salon dolmadan açılış yapmak zorunda kalmazsınız.

Reji akışında işaret (cue) mantığı

Reji akışında her teknik geçiş bir tetikleyiciye bağlanır: bir saat, bir sunucu cümlesi ya da bir sahne hareketi. "19:15'te VT başlat" yazmak yerine "Sunucu 'kısa bir yolculuğa çıkarıyoruz' dediğinde VT 02" yazmak daha güvenlidir, çünkü saat kayar ama cümle kaymaz.

Bu yüzden akıştaki her satırın sunucu metninde bir karşılığı olmalıdır. Sunucu kartlarını numaralandırıp akış tablosuna kart numarasını yazarsanız reji ve sunucu aynı sayfada olur. Geçiş cümlelerinin nasıl yazılacağını sunucu metni nasıl yazılır rehberinde anlatıyoruz.

Akıştan sunucu kartlarına geçiş

Akış tablosundaki saatli bölümleri sunucu metnine başlık olarak aktarın: "19:02 Açılış", "19:38 Panel" gibi. Böylece her saatli bölüm yeni bir kartla başlar ve sunucu kartın üstüne baktığında programın neresinde olduğunu hemen görür.

Panel bölümünde moderatörün ayrı bir kart destesi olmalıdır; soruları, tanıtımları ve süre işaretlerini sunucu metnine karıştırmamak gerekir. Bunun için moderatör soru kartları rehberine göz atabilirsiniz.

Prova, revizyon ve sürüm takibi

Teknik provayı akış üzerinden yapın ve her satırı sırayla geçin. Provada değişen her şeyi aynı belgeye işleyin.
Akışın her sürümüne numara ve saat verin, örneğin "Akis_v4_1730". Kapılar açılmadan önce sahadaki herkesin aynı sürümü kullandığını kontrol edin.
Basılı akışı reji masası, sahne arkası ve sunucu için ayrı ayrı çıkarın; tek bir kopyaya güvenmeyin.
Son dakika değişikliklerinde önce akışı, sonra sunucu kartlarını güncelleyin. Kart tarafındaki pratikler için konuşmacı kartı düzenleme rehberine bakın.

Program akışını katılımcılarla paylaşmak

Reji akışı hazır olduğunda katılımcılara gidecek program akışını ondan türetin. Bu versiyonda teknik ayrıntılara, kart numaralarına ve tampon sürelere yer yoktur; katılımcı yalnızca ne zaman nerede olması gerektiğini bilmek ister.

Saatleri yuvarlak verin: reji akışındaki 19:07 katılımcı programında 19:00 "Açılış" bloğunun içinde kalır.
Oturum adlarını ve konuşmacı unvanlarını sunucu metniyle aynı yazın; ekranda, davetiyede ve sahnede farklı unvan görmek güven kaybettirir.
Ara, yemek ve kapanış saatlerini mutlaka belirtin; katılımcının en çok sorduğu bilgiler bunlardır.
Programda bir değişiklik olursa önce reji akışını, ardından katılımcı programını güncelleyin ve iki dosyanın sürüm numarasını eşitleyin.

Akışınızı okunaklı sunucu kartlarına çevirin

Sunucu metninizi "19:02 Açılış" gibi saatli başlıklarla yazdıysanız, konuşmacı kartı hazırlama aracı her saatli bölümü yeni bir kartla başlatır, metni 80–120 kelimelik kartlara doğal duraklardan böler ve saatleri, isimleri, sahne komutlarını koyu kırmızıyla vurgular. Kartları A5 ya da A4'e iki A5 olarak yazdırabilir, PDF, PPTX veya DOCX olarak indirebilirsiniz. Adım adım süreç için konuşmacı kartı nasıl hazırlanır rehberine bakın.

Sık sorulan sorular

Etkinlik akışı hangi programda hazırlanır?

Çoğu ekip Excel veya Google Sheets kullanır, çünkü satır ve sütun yapısı saat ve sorumlu takibine uygundur. Önemli olan tek bir ana dosya olması ve herkesin aynı sürümle çalışmasıdır.

Program akışı ile reji akışı arasındaki fark nedir?

Program akışı katılımcılar içindir ve saat, oturum ve konuşmacı bilgisini içerir. Reji akışı ekip içidir; ışık, ses, görüntü ve sahne geçişlerini de gösterir.

Etkinlik akışı ne zaman kesinleşmeli?

İlk taslak program netleştiğinde hazırlanır ve teknik provaya kadar güncellenir. Kesin akış genellikle provadan sonra dondurulur ve sonraki değişiklikler sürüm numarasıyla dağıtılır.

Akışta tampon süre bırakmak gerekli mi?

Evet. Konuşmacı geçişleri ve teknik hazırlıklar çoğu zaman planlanandan uzun sürer; her büyük blok için birkaç dakikalık tampon, programın sonundaki kaymayı önler.

Diğer rehberler

← Konuşmacı kartı dönüştürücüye dön